يعتمد مشروع  النظام الإحصائي للتعليم العالي في سلطنة عمان على جمع البيانات من مؤسسات التعليم العالي والجهات المعنية الاخرى واجراء عمليات تدقيق ومراجعة ومن ثم نشرها على شكل مخرجات وتقارير.
وبناء على المخاطبات الرسمية بين وزارة التعليم العالي ممثلة بمركز القبول الموحد بشأن وجود ممثلين (إثنين أو اكثر) لمؤسسات التعليم العالي أو الجهات الأخرى يكون هناك بيانات تعريفية بهم ويكونوا مسؤولين عن تحميل البيانات وإرسالها إلى مركز القبول الموحد حسب الخطوات والأنظمة المتبعة في ذلك.  وتتمثل البيانات التعريفية المطلوبة من كل مختص بهذه المؤسسات في التالي:

1. اسم الشخص المسؤول عن تحميل البيانات من أربعة مقاطع
2. رقم هاتف العمل
3. رقم الهاتف النقال
4. البريد الإلكتروني الرسمي
5. البريد الالكتروني الرسمي للمدير/المسؤول المباشر المعني (يحدد حسب المؤسسة)

 وفيما يلي تفصيل لتدفق البيانات من الخطوة الأولى تجهيز البيانات من قبل مؤسسات التعليم العالي ومصادر البيانات الأخرى وصولا الى الخطوة النهائية الموافقة النهائية من المؤسسة لاستخدام البيانات 

تجهيز البيانات للإرسال

تبدأ عملية تحميل البيانات من خلال الاشخاص المعنيين في مؤسسات التعليم العالي وذلك بتجهيز البيانات حسب الحقول والقيم المعتمدة من قبل مركز القبول الموحد في هذه الوثيقة وذلك ليتسنى للمؤسسات القيام بالاعمال والاجراءات اللازمة لتجهيز البيانات بالشكل والصيغة المطلوبة ومن ثم اصدار ملف البيانات بالشكل المعتمد للملف المراد تحميله على النظام.

إرسال البيانات

عملية الدخول إلى النظام :

يقوم الشخص المعني بتحميل البيانات بالدخول الى النظام من خلال الموقع الالكتروني عبر شبكة الانترنت ، ويدخل ال URL في المتصفح لديه ، فسيدخل إلى صفحة التطبيق كما في التالي :

ملاحظة : النظام يتوفر باللغتين العربية والانجليزية ، وعلى المستخدم أن يدخلuser name  وpassword   ثمlog in    ويدخل إلى النظام ، وبعدها يستطيع اختيار اللغة من خلال الضغط على (عربي) أو(English ) في الحيز الأيمن من الشاشة، كما في الشكل (1)

الشكل( 1) شاشة الدخول إلى تطبيق الويب

بعد الدخول الى النظام سيظهر مصدر البيان واسم المؤسسة التي ينتمي اليها ونوعها (حكومية،خاصة).كما في الشكل (2).

الشكل(2) ، شاشة التحميل

تحميل ملف البيانات

لتحميل ملف يرجى اتباع الخطوات التالية :

1. اختيارنوع البيان الإحصائي(بيانات الطلبة أوالعاملون في المؤسسة أو البيانات المالية أو البيانات التعريفية وبيانات طلبة  بعد التخرج (الخاص بوزارة القوى العاملة)) الذي يريد تحميل الملف له من قائمة Catagory  .

2. اختيار نوع الملف الذي يريد تحميله :CSV  .
ملاحظة: يجب أن يكون الفاصل بين حقل وأخرى(،) بدل (؛).
: يجب وضع ، وليس ؛
3. يحدد مكان الملف الذي يريد تحميله ، و إذا لم يكن يعرفه بالضبط يمكنه البحث عنه عن طريق زر Browse  .
4. يضغط على Upload  ، وبعد ذلك سيبدأ النظام بمراجعة الفحص الأول و الفحص الثاني ، و ستظهر رسالة تبين ما إذا كانت عملية التحميل قد تمت بنجاح أو بالفشل.
مثال:

ملاحظة: النظام سيرفض أي اسم لملف لا ينطبق مع ما ورد في الجدول أعلاه في خانة (اسم الملف).
3. يجب أن يطابق البيان الاحصائية فئة الملف المختار.
4. نوع الملف المختار يجب أن يطابق الملف الذي تم تحميله.
5. لا يقبل النظام أن يكون الملف الذي يتم تحميله فارغاً أو corrupted  ، وفي هذه الحالات سيظهر النظام الرسالة التالية :

الشكل (4) الملف غير صالح

عملية الفحص الأول للملف
بعد تحمل الملف أو إرساله إلى مركز قاعدة البيانات سيبدأ النظام بالتحقق من جودة وصحة البيانات التي يتم تحميلها ، فهذا الفحص يهتم بأنواع و تنسيق البيانات المتضمنة في ذلك الملف ، كما يحرص على أن يتلاءم  كل حقل مع نوع البيانات المعرفة مسبقاً كطول الحقل و تنسيقه .
هذه القيم المعرفة مسبقاً تم تعريفها من قبل المختصين بالمركز بالاتفاق مع مؤسسات التعليم العالي وللمزيد من المعلومات حول هذه القيم يمكن التواصل مع إدارة النظام .
من الأمثلة على هذه القيم :

• مجموع الإيرادات يجب أن يكون عدد صحيح دون أعشار
• الرقم المدني لا يتجاوز 13 خانة
• تاريخ الميلاد يجب أن يكون تاريخاً صالحاً على هيئة DD/ MM/YYYY) )

مثال توضيحي

عند تحميل ملف الطلبة ‘Students.csv’ ، والذي يحتوي القيم التالية :

وفي حال عدم توافق الملف مع الشكل المطلوب سيظهر النظام للموظف المسؤول الرسالة التالية مبيناً أن الفحص الأول فشل وأن الفحص الثاني بالانتظار و لم يبدأ بعد، نظراً للأخطاء الواردة في الفحص الأول كما في الشكل (5) .

الشكل( 5) فشل الفحص الأول

وأيضا سيرسل النظام للموظف المسؤول رسالة عبر البريد الإلكتروني كما في الشكل (6) , توضح عدم توافق الملف وضرورة ارساله بالشكل المطلوب ، وتسجل هذه الحركة لأغراض الجودة والتقارير التاريخية.

الشكل( 6) الأخطاء المرسلة في البريد الإلكتروني

ثم يقوم ممثل المؤسسة بفتح ملف الأخطاء المرفق حيث ستوضح الأخطاء كما في الشكل أدناه:

الشكل( 7 ) الأخطاء المرفقة

ثم يمكنه الرجوع إلى ملف students.csv و التعديل عليه كما يلي ثم إعادة تحميله :

Field	Value
Student identifier	squ2345
Civil No.	6789021
First name	Ahmad
Date of birth	12/4/2008
Gender	3
GPA	3.31
The year number of the program	1

سيظهر النظام عبارة توضح أن الملف قد نجح في الفحص الأول و فشل في الفحص الثاني :

الشكل ( 8) فشل الفحص الثاني

واذا كان الملف صحيح يتم الانتقال الى المرحلة الثانية من التحقق من جودة البيانات

الخطوة 5

عملية الفحص الثاني للملف
بعد الانتهاء من الاجراء الأول والتحقق من الملف يتم اجراء المرحلة الثانية وذلك بالتحقق من صحة وجودة البيانات ، وهي عملية الفحص الثاني التي تهتم بتطبيق قواعد التدقيق الآلي على البيانات وتطبيق القيم الصحيحة للحقول مثل:

1. يجب أن يتم استيفاء الرقم المدني
2. اذا كانت حالة الطالب = متخرج فان سبب المغادرة = انهى البرنامج بنجاح.

  إذا فشل الفحص الثاني ، فإن النظام سيرسل بريداً إلكترونياً موضحاً الأخطاء في البيانات ، وهذا الاجراء يتم تطبيقه على البيانات واصدار نتيجة الفحص على شكل تقرير مفصل على مستوى السجل للملف  ومن ثم ارسال التقرير عبر البريد الالكتروني الى الموظف المسؤول عن تحميل البيانات ونسخة الى إدارة النظام في مركز القبول الموحد، ويصدر التقرير آنف الذكر بعد ذلك.
 
وعند التحقق من البريد الإلكتروني لممثل المؤسسة سيجد الرسالة التالية :

الشكل( 9) رسالة فشل التحقق الثاني

بعد ذلك يفتح ملف الأخطاء المرفق ليكون كالتالي:

الشكل(10) الأخطاء الواردة في الملف

 

ثم يمكنه الرجوع ملف students.csv والتعديل عليه كما يلي ثم  أعد تحميل الملف :

Field	Value
Student identifier	squ2345
Civil No.	6789021
First name	Ahmad
Date of birth	12/4/2008
Gender	1
GPA	3.31
The year number of the program	1

 

الخطوة 6

عملية الفحص الثالث للملف
بعد الانتهاء من مرحلة الفحص الثانية تستقر البيانات في قاعدة البيانات المرحلية في مركز القبول وذلك لإجراء الفحص الثالث للبيانات والاخير والمتمثل بفحص منطقية البيانات من خلال مجموعة من تقارير الفحص والتي تمثل بعض المؤشرات للوحدة الاحصائية على مستوى المؤسسة نفسها ، وسيقوم بهذا الفحص أشخاص مختصون بتدقيق وفحص البيانات و من ثم يتم ارسال نتيجة الفحص بالبريد الالكتروني من خلال النظام الى الموظف المختص في المؤسسة ونسخة الى إدارة النظام في المركز وذلك ليتسنى للمؤسسة إجراء التعديلات المطلوبة حسب التقرير المرسل ،وبعد اجراء التعديلات المطلوبة على البيانات ونجاح البيانات في عمليات الفحص آنفة الذكر تستقر البيانات في قاعدة البيانات التشغيلية في المركز وبذلك تنتهي مرحلة جمع البيانات من المؤسسات وتبدأ عملية تحميل البيانات الى قاعدة البيانات الاحصائية .

الخطوة 7

الموافقة النهائية من المؤسسة لاستخدام البيانات
بعد نهاية عمليات فحص البيانات والتحقق من جودتها يتم ارسال طلب تأكيد على صحة البيانات وذلك بهدف الحصول على الموافقة النهائية من المؤسسة لاستخدام البيانات لاغراض تجميعها ومن ثم نشرها، ويتم من خلال بوابة في النظام تمكن مؤسسات التعليم العالي من قراءة وتدقيق التقارير الخاصة بالفحص الثالث، حيث سيتم توفيرها بعد أن تراجع من قبل المختصين بالمركز ، ويتم الرد من قبل المؤسسة من خلال إعتماد البيانات.