ثانيا:

  الآلية المتبعة في الحصول على بيانات ما بعد التخرج

تم الإتفاق على أن تعتمد الآلية المقترحة في الورشة وهي الإعتماد على وزارة الخدمة المدنية ووزارة القوى العاملة وصناديق التقاعد بالسلطنة كمصادر لتوفير هذه البيانات.

ثالثا:

  مقترح حقول البيانات والنظام الإلكتروني للمشروع

لقد أجمع الحضور والمشاركون في الورشة بأن الحقول المقترحة تلبي إحتياجات المؤسسات إلا أن هناك بعض الاضافات وأخذ خصوصيات بعض المؤسسات ، وعليه إتفق الحضور على تشكيل لجنة فنية للمشروع تضم في عضويتها مختصين في حقلي الإحصاء وتقنية المعلومات من الجهات الآتية:

1. وزارة القوى العاملة
2. وزارة الصحة
3. جامعة السلطان قابوس
4. مجلس الاعتماد
5. أكاديمية السلطان قابوس لعلوم الشرطة
6. مجلس البحث العلمي
7. مركز القبول الموحد

كما أتفق الحضور أيضا على مهام اللجنة والتي ستكون كالآتي:

1. دراسة الحقول المقترحة وتحديد الأولويات منها لتطبيقها في المشروع.
2. دراسة شاملة لقواعد التصحيح الإلكتروني (Validation Rules ).
3. دراسة وفرز عروض الشركات المختصة لتصميم النظام الإلكتروني للمشروع.
4. المتابعة والإشراف على فريق تصميم النظام الإلكتروني للمشروع.

رابعا:

 الإجراءات المقترحة لتنفيذ المشروع

كذلك إتفق الحضور على أهمية المقترحات الآتية لتنفيذ المشروع:
1-عقد لقاءات وإجتماعات حول كل مرحلة من مراحل تطبيق المشروع والاستفادة من تجارب الآخرين.
2-تحديد مختصين من كل مؤسسة للقيام بدور توفير البيانات والتأكد من صحتها.
3-قيام مركز القبول الموحد بتوفير الدعم الفني للكوادر التي سوف تمثل المؤسسات.
4-العمل على إستصدار تشريع رسمي لعملية تبادل المعلومات والبيانات الخاصة بقطاع التعليم العالي.
5-الإستعانة بالتصنيف المعياري المقترح من مجلس الاعتماد في دراسة وتطبيق حقول البيانات بقاعدة البيانات.
6-الإطلاع على الأنظمة المتبعة في الجهات المعنية ببيانات ما بعد التخرج.

1

مكان وتاريخ إنعقاد الورشة

اليوم والتاريخ:

االثلاثاء  – 27 يناير 2009م

الوقت:

8:30  صباحا إلى 2:00 ظهرا

المكان:

فمسقط هوليداي إن بالخوير (قاعة صور).

عدد المشاركين

77 مشاركا.

2

الهدف من الورشة

عرض النظام الإلكتروني على ممثلي مؤسسات التعليم العالي ومناقشة ملاحظات ومتطلبات المؤسسات في إعداد وإرسال االبيانات إلى مركزالقبول الموحد

3

لمستهدفون في الورشة

-    جميع مؤسسات التعليم العالي الحكومية والخاصة.

-    جميع الجهات المعنية بالمشروع:-

·  وزارة التعليم العالي.

·   وزارة الإقتصاد الوطني.

·    وزارة الصحة.

·    وزارة الأوقاف والشؤون الدينية.

·    وزارة القوى العاملة.        

·    مجلس الإعتماد

4

برنامج الورشة

·     كلمة مدير عام مركز القبول الموحد – د. سعيد بن عبدالله العدوي – مدير عام المركز ورئيس فريق الدعم المركزي للمشروع.

·      نبذة عامة عن البيانات المطلوبة والقوائم الاحصائية وكيفية إعدادها - استعرض هذه الورقة الفاضل/يحيى بن سلام المنذري- مدير دائرة البحث وتخطيط القبول بمركز القبول الموحد ، حيث تم التطرق في هذه الورقة إلى الجوانب الآتية:

                 -    الإنجازات الرئيسية للمشروع

                 -    البيانات المطلوبة من مؤسسات التعليم العالي

                 -    نوع البيانات التي تحتاج إلى قوائم صحيحة(تصانيف إحصائية)

                  -    المرحلة القادمة من المشروع.

                 -    دور مؤسسات التعليم العالي في المرحلة القادمة

•  عرض النظام وشرح لعملية إرسال ملفات البيانات إلكترونيا وعن تقارير الأخطاء والتصحيح - استعرض هذه الورقة الفاضل/محمود أسمر-محلل نظام- بشركة أعالي البحار للأعمال الآلية، حيث تم التطرق  في هذه الورقة إلى الجوانب الآتية:

-      ملفات البيانات :فئاتها وانواعها

-       حقول البيانات : نوع الحقل وحجمه

-      كيفية استخدام نظام تحميل البيانات

-      مخطط تحميل الملف وسير البيانات

-       أمثلة عملية لتحميل ملفات

·         مجموعات العمل

تم تقسيم المشاركين بالورشة إلى ثمان مجموعات ، حيث أن كل مجموعة إحتوت على رئيس ومقرر والأعضاء من

 مؤسسات التعليم العالي، وهدفت هذه المجموعات إلى مناقشة المحاور التالية:

1-    وثيقة النظام

2-    حقول البيانات

3-    قوائم الحقول الموحدة (List of Values)

4-    التنسيق الموحد لإرسال البيانات (CSV or XML)

5-     الصعوبات في عملية إعداد وإرسال البيانات من قبل مؤسسة التعليم العالي

6-     مواعيد إرسال البيانات

5

 ملاحظات

من خلال ما تم تقديمه من أوراق عمل بالورشة ،وما تم من نقاش في مجموعات العمل ،فقد تم الخروج بالملاحظات التالي:

-      وثيقة مؤسسات التعليم العالي كانت واضحة وتفصيلية

-      صعوبة إضافة الحقول (وهي محدودة) لإرتباط بعض المؤسسات بشركات معينة

-     عدم توفر بيان الرقم المدني للطالب والموظف لدى بعض المؤسسات

-     تصنيف تقدير المؤهل مختلف لدى بعض المؤسسات عما هو موجود في الوثيقة

-    عدم توفر بيانات الطلبة الخريجيين من المؤسسات العسكرية والامنية في سجل القوى العاملة

-    هناك بعض الصعوبات لدى بعض مؤسسات التعليم العالي وتتلخص في :صعوبات الفنية مثل بطء في الشبكة العالمية(الانترنت) والإتصال ،صعوبات إدارية مثل نقص الكادر الوظيفي لدى بعض المؤسسات مما قد يشكل تأخر في إرسال البيانات.

-      صعوبة عملية إدخال البيانات وتوفيرها من الطلبة لعدم وجود الوقت مما يؤثر على صحة البيانات

-     التحفظ في إرسال البيانات المالية وخاصة في بعض المؤسسات الخاصة.

        تم إقتراح تمديد فترة إرسال البيانات لتكون 4 أشهر بدلا من 3 أشهر

6

االتوصيات

-     على ممثلي مؤسسات التعليم العالي إعلام بقية الأعضاء المعنيين بالمؤسسة بالنظام الإحصائي للتعليم العالي من خلال توزيع الوثيقة وشرح مضامينها.

-   على المؤسسة أن تقوم بإضافة جميع الحقول الاجبارية غير الموجودة في أنظمتها،إلى جانب الالتزام بتطبيق التصانيف الاحصائية (القوائم الصحيحة،  Valid entry lists) ورموزها (Codes ) المطلوية من قاعدة البيانات.

-       ضرورة إتباع الارشادات الموضحة في الوثيقة في إعداد وإرسال البيانات بدقة تامة.

-      في حالة طلب المساعدة والدعم الفني فيمكن لممثل كل مؤسسة التواصل مع رئيس ومقرر كل مجموعة التي حددت خلال هذه الورشة أو أحد المختصين الوارد ذكرهم في الوثيقة.

-    سيقوم مركز القبول الموحد بدراسة جميع المقترحات التي وردت في الورشة بشأن بعض الحقول، وسترسل التعديلات المناسبة إلى جميع مؤسسات التعليم العالي.

-    سيقوم مركز القبول الموحد بإعداد زيارات للمؤسسات التي تحتاج إلى دعم فني وإداري.

-     تم الإتفاق على  الإلتزام بالمواعيد الآتية لإرسال البيانات إلى المركز:

        بيانات العام الأكاديمي 2007/2008

  مواعيد ارسال بيانات الطلبة و مؤسسات التعليم العالي و العاملين في مؤسسات التعليم العالي والبيانات المالية بيانات الطلبة مابعد التخرج: